在国外留学,如何使用地道的英语给学校打电话和发邮件?

2019/10/9 17:09:24 点击次数:1569次
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  在国外留学时,相信大家经常要和学校的老师及工作人员打电话、发邮件,如何使用地道的英语完成这两件事情于是就变得非常关键。

  和学校的工作人员沟通时,恰当的英语表达可以让我们的问题得到迅速且合理的解决。和老师沟通时,恰当的英语表达一定能给TA留下很好的印象!

  可惜的是,大部分中国留学生此前在国内缺乏类似的经验,往往举起电话或写完邮件的开头后就不知所措。

  今天,立思辰留学小编就来为大家介绍一下使用英语打电话和发邮件的技巧~

  使用英语发邮件要注意什么?

  英语邮件最重要的就是Be polite and concise,也就是要礼貌和简洁。你应当考虑你收邮件的对象是谁,他们看到你的邮件时候的反应是什么样的。

  就像你的tutor,每天都要收到几十封各种各样的邮件,非常忙碌之余还要耐心解答回复。如果一封邮件简洁明了,又简明扼要、不失礼貌,那一定会给老师留下很好的印象。下面是一些写作的建议。

  邮件开头:一般用“Dear+姓氏,Hello/Hi/Hey+名字,To whom it may concern”的方式。Hello和Dear相对正式,而Hi适中,Hey则很适合亲密的小伙伴之间的表达。

  虽然国外的老师一般都可以直呼其名,但是我的一个老师曾建议我们首次给老师发邮件的时候,最好用“Dear+姓氏”的表达开头,这样更得体。

  就是说,不需要加任何Teacher/Professor的头衔,也不要直接用老师的名字。只有当老师回复你第1封邮件以后,再称呼老师名字比较妥当。

  问候用语:一般的英语邮件的首句总是客套话。而我经常会使用的是“Hope this email finds you well”和“Hope you enjoy your weekends”,类似的客套话都是很棒的引入。

  邮件正文:唯一的原则就是——单刀直入,表达清晰。第1句话就表达清楚你的诉求和疑惑,让你的读者可以迅速明白你这封邮件的目的是什么。

  例如“I was wondering if… ”和 “Here I would like to inquire about…”

  表达请求:此时,可以多多使用虚拟语态,也就是多多使用would和could,比如:

  I would like to know if…

  Could you let me know if…

  Do you know if…

  Could you please…

  Would it be possible to…

  We would appreciate if you could…

  I was wondering if you could provide more information about…

  并且,如果你是第1次给这个老师或者其他对象写邮件,那么请在正文之前先简单介绍一下你自己,不会显得很唐突。

  邮件结尾:为了保持一样的礼貌和客套,结束一封邮件可以用:

  I appreciate your assistance in this manner.

  Thank you in advance and hope to…

  如果有附件的话,可以用“Please refer to the attached document.”在落款时,建议使用“Best regards/Sincerely+名字”。

  如何用地道的英语打电话?

  在国外生活,很多情况下都需要用英语进行电话沟通,在此给大家一些英语对话的小建议吧。

  电话开头一般都用“Hello/Hi”, 以“This is ….from…”简单明了介绍自己的情况。需要转接某个人时可以用“May I speak to… / Could I speak with …”

  如果无法理解或者听清电话那头的内容,此时我们可以说:

  Sorry, I can’t hear you very well.

  Could you repeat that?

  Would you mind speaking a little more slowly?

  当要和某个人约定日期时间时可以用:

  How about….

  Would + 日期+ work for you?

  What would you prefer/suggest?

  提示大家,如果电话中想要咨询问题,也应该多用虚拟语气,例如could和would。无论是打电话还是写邮件,精确和礼貌都是重要原则~

  如何和国外学校工作人员求助?

  一般求助学校工作人员都是可以直接找到学校的“学生服务中心”,你有任何的问题都可以在这里一站式解决,涉及面包括选课换课、海外教育、职业规划、心理辅导、校园WIFI指导等等。

  大家可以先在校园官网上查询相关的内容,然后再去中心咨询。面对这些和蔼可亲的工作人员时,要简单表达自己的诉求。记得也要多多使用could和would的表达,表现出自己的礼貌。

  其实,只要你善于观察别人的语言表达,勇于开口,英语口语会自然而然更加流畅和地道的!祝大家学习顺利~

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